Como compartilhar os seus textos

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Autor: Adrian Sgarbi. Tempo estimado de leitura: 3',02''

Nessa semana recebi um artigo. Ou, ao menos, pensaram que me haviam enviado um artigo. Quando o abri apenas podia ler o seguinte: "&deedh%$de8( , .?jedehdede9(K<-iˆ_=e>". Final de citação. Motivo? Incompatibilidade. 

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Enviar artigos, relatórios e outros tipos de textos é fácil, não? Basta anexar o que se quer a um e-mail, apertar o botão de enviar e vruuummm. Lá vai ele, perfeito, para ser aberto em seu destino. Certo? Errado. Como compartilhar um documento depende de qual resposta temos para a seguinte pergunta: para qual finalidade o estamos enviando?

Penso em ao menos duas boas razões para se compartilhar um documento. Primeira, para que o documento seja lido e, talvez, anotado. Segunda, para que o documento seja lido e modificado em seu conteúdo. Dependendo de qual seja o motivo (se 1 ou 2) o formato de envio não deve ser o mesmo. 

Explico.

Quando estamos compartilhando um documento para este ser lido e anotado o melhor formato é "pdf". 

Pdf é sigla para portable document format. Um documento em pdf permite anotações. E existem muitos aplicativos para anotar documentos em pdf, seja para iPad ou outros tablets. Além disso, há inúmeras vantagens a se considerar:

  • Documentos em pdf mantêm 100% de seus elementos visuais. Nesse formato nada é modificado. O documento que você enviar é o documento que será visto. Nenhum ponto, vírgula, espaço serão alterados.
  • Documentos em pdf possuem elevada portabilidade. Para ler documentos em pdf você apenas precisa do aplicativo Adobe Acrobat Reader em seu computador. E este aplicativo é gratuito.1
  • Pdf suporta links, vídeos inseridos no documento, som e, é claro, texto.
  • Pdf permite a criação de senha. Isso é importante se você quer que o documento possa ser anotado, mas de modo algum impresso ou copiado por outra pessoa.2

Para ter seu documento em pdf busque a opção "salvar como" e, depois, "formato .pdf". Em alguns programas esta opção aparece quando você escolhe "imprimir".

Mas se o seu objetivo é compartilhar o documento para realizar um trabalho colaborativo, a melhor coisa que você pode fazer é enviá-lo no formato ".rtf".3

Rtf é a sigla usada para rich text document. Rtf foi desenvolvido como formato de "troca" de documentos. Portanto, qualquer versão de Word abre este formato. E caso outro processador de texto seja usado, também o documento será aberto sem problemas. Aliás, pouco importa se você o escreveu em um MAC (OS X) ou em um sistema operacional Windows.

Para ter seu documento em .rtf basta escolher em seu processador de texto a opção "salvar como" e, depois, "formato .rtf".

Eis algumas outras vantagens do uso de rtf.

  • Rtf não espalha vírus. Os vírus são transmitidos de computador para computador nas chamadas "macros" dos documentos Word. Como rtf não usa macros, o problema está resolvido.
  • Rtf foi feito para ser formato de "comunicação" entre distintos programas. O problema de enviar em ".doc" é saber qual a versão de Word que a pessoa que vai receber o documento possui. Caso ela não tenha a última versão de Word é possível que seu documento não seja "aberto".4 Caso você envie o documento em .rtf este problema acaba.
  • Rtf "pesa" menos. Isso significa que existe menor possibilidade de o documento "ser grande demais" para enviá-lo por e-mail. Além disso, ele "baixará" mais rapidamente no computador do destinatário.

Em resumo, use ".pdf"  para enviar documentos que serão possivelmente anotados; e envie no formato ".rtf" documentos de trabalho colaborativo. Não os envie em ".doc". Você estará ajudando a diminuir os riscos de vírus e ninguém encontrará "&deedh%$de8( , .?jedehdede9(K<-iˆ_=e>"  ao abrir um texto seu.


  1. Para MAC e Windows.
  2. Para anotar pdf em MAC aconselho Skim; para Windows um bom programa é Wondershare. Para iPad sem dúvida use iAnnotate PDF.
  3. Caso o trabalho colaborativo seja intenso, recomendo o uso do Google Drive. Nele, você encontrará um processador de texto pensado para pessoas que desejam escrever trabalhos em parceria. Para isso, você deve abrir um novo documento no processador de texto de seu Google Drive e convidar quem você quiser para trabalhar no mesmo texto. As modificações e o nome da pessoa que alterou o texto são indicados no próprio documento. Tudo é automaticamente gravado na nuvem do Google. Por isso não há nenhum botão para "salvar". Esse sistema é gratuito. Além disso, por funcionar na nuvem google, você pode desconsiderar qualquer preocupação a respeito de compatibilidade.
  4. Por acaso eu estava em um computador que usava um Word para Windows jurássico da universidade e o documento foi enviado em Word para Windows da época dos The Jetsons.